En forstærket indkøbspolitik 

Forsvarets Materiel- og Indkøbsstyrelses (FMI) såkaldte forstærkede indkøbspolitik har til formål at sikre højst mulig kvalitet under størst konkurrence, ved bl.a. at fremme SMV’ers deltagelse i udbud og derigennem fremme innovation og teknologisk udvikling.

Den forstærkede indkøbspolitik indebærer en bred række tiltag, som blandt andet berører økonomi, virksomhedssekventering, referencer samt vareprøver som alternativ til referencer. Konkret kan økonomisk formåen f.eks. ikke anvendes som et direkte udvælgelseskriterium. Der stilles derudover ikke minimumskrav til teknisk og faglig formåen. FMI kan yderligere stille krav om indlevering af vareprøver, så udvælgelsen kan finde sted på baggrund af virksomheders egenskaber til at producere produkter, der ligner det, som udbydes. Slutteligt betyder virksomhedssekventeringen, at der reserveres pladser til virksomheder i 4 grupper inddelt efter størrelse, hvor virksomheder inden for de givne grupper konkurrerer om prækvalifikationen. 

FMI’s forstærkede indkøbspolitik illustrerer flere centrale pointer i nærværende kodeks. Med eksemplet tydeliggøres det, hvordan det strategisk i forbindelse med prækvalifikation og udbud kan bidrage til at udvide markedet og derved skabe bedre muligheder for leverandører såvel som kunder. Den inkluderende tilgang skaber derved et godt fundament for en bred udvikling og læring for markedets aktører. I stedet for at fokusere ensidigt på formelle kriterier som f.eks. størrelse, er politikken et eksempel på, hvordan prækvalifikationen kan tænkes strategisk anderledes både for at give industrien bedre muligheder for at komme i betragtning og forbedre sig, samt at øge FMI’s markedskendskab. 

Læringspunkter: 

• Ved at indtænke bedre vilkår for bl.a. SMV’erne i forbindelse med prækvalifikation og udbud kan man bidrage til at udvide markedet og derved skabe bedre muligheder for både kunder og leveran dører.
  
  
• En inkluderende tilgang til prækvalifikation skaber et godt fundament for en bred udvikling og læ ring for markedets aktører.
  
  
• Ved ikke at fokusere ensidigt på formelle kriterier som f.eks. størrelse kan man tage et bredere – og sundere – strategisk perspektiv i forbindelse med prækvalifikation. 
  
  
  

Udbud med markedsdialog 

Da Region Midtjylland skulle anskaffe en ny identitetsløsning, oplevede man behovet for at kortlægge eksisterende løsninger for at få en bedre fornemmelse af, hvad der er state-of-the-art brugermæssigt og teknologisk.

Regionen ønskede derfor at komme i dialog med leverandørmarkedet. For at dialogen ikke blot skulle blive en præsentation af de seneste salgs-slides, ønskede regionen, at leverandørerne stillede op med et kørende fysisk setup, hvor de kunne demonstrere, om de kunne imødekomme en række user stories, som regionen havde udarbejdet til formålet. Der var stor tilslutning til processen, der blev gennemført over ca. to måneder gennem adskillige møder med enkeltleverandører og konsortier. Fra regionen deltog en bred skare af repræsentanter med stort kendskab til de praktiske arbejdsgange på regionens sygehuse, it-driften, arkitekturfunktionen m.fl.

Markedsdialogen var en stor succes og gav overraskende og vigtig ny viden til regionen. Det viste sig bl.a., at der er et relativt stort internationalt leverandørmarked med leverandører i både Norden, Europa og USA, og at der var nye teknologier og standarder på vej, som forventes at blive markedsledende inden for få år. Ingen af leverandørerne kunne umiddelbart imødekomme alle regionens user stories, men processen gav et rigtig godt billede af, hvilke user stories, der gav de største udfordringer. Sidst men ikke mindst gav leverandørdialogen et billede af, hvor vigtigt det er at formulere sine behov på en åben måde, så leverandørerne får mulighed for at finde gode, kreative løsninger for at imødekomme dem.

Læringspunkter:

• Hvis der skal anskaffes eller udskiftes kritiske it-løsninger, bør det kraftigt overvejes at tænke leve randørdialog ind i udbudsprocessen.
  
  
• En velforberedt og styret markedsdialog kan lede til meget værdifuld viden hos både kunder og leverandører.
  
  
• Kunder kan få vigtig viden om nye muligheder, nye/kommende teknologier og om, hvordan man bedst tilrettelægger det kommende udbud.
  
  
• Leverandører får vigtig viden om, hvad kundens væsentligste behov er, og hvad der er vigtigt at fokusere på i det kommende tilbud

Dynamisk indkøbssystem til udbud af standardsoftware 

Standardsoftware ændres og optimeres nærmest konstant, hvilket giver en udfordring i at fastlægge alle vilkår i udarbejdelsen af et udbudsmateriale. Derfor besluttede SKI at gøre brug af det dynamiske indkøbssystem. Ved at benytte sig af denne udbudsform havde SKI bedre mulighed for skabe en markedskonform aftale, der ikke vil blive outdated. I 02.06 er der ikke noget specifikt sortiment koblet på aftalen. Det kommer først, når kunderne specificerer deres behov. Udbuddet er dynamisk i og med, at der løbende er optag for leverandører. Leverandører kan forsøge sig med optag flere gange, og udbuddet ”låser” således ikke markedet, som det ellers kan være tilfældet. På denne måde sikres muligheder for leverandører, samtidig med at der tages hånd om udfordringen med konstant udviklende behov for softwareløsninger os kunden. 

SKI har været i tæt dialog med leverandører under udviklingen af udbudsmaterialet. Der har således været fokus på bilaterale dialoger, bl.a. med de store globale virksomheder, samt fokus på at engagere de leverandører der var med på den tidligere 02.06 (2017) aftale. Sidstnævnte har været opnået ved at gøre brug af leverandørfølgegrupper, der har fulgt udbudsprocessen indenfor de juridiske rammer. Dette har medvirket til at skabe en aftale, som markedet og kunderne har taget godt imod. 

Både kunder og leverandører fremhæver, at aftalen er nem at bruge. For leverandørerne har aftaleformen samtidig skabt mere gennemsigtighed i, hvad kunderne efterspørger, og dermed en mulighed for at tilpasse udbuddet til efterspørgslen. For kunderne er det en stor fordel, at der er både små og store leverandører på aftalen. Ved udgangen af 2021 var der knap 200 leverandører på aftalen, heraf er ca. 85% SMV’er.

Læringspunkter: 

• Overvej grundigt hvilken udbudsform, der kan skabe mest værdi. 
  
  
• Medtænk muligheden for at bruge en udbudsform, der tillader løbende optag af leverandører.
  
  
• Fokuser både tid og ressourcer på at ramme markedet, hvor markedet er. Gør så vidt mulig brug af en flersidet markedsdialog

Rammeaftale til facilitering af et iterativt udviklingsforløb 

Sundhedsdatastyrelsen har som en del af udmøntningen af det samlede program for styrkelse af området for hørerehabilitering anvendt SKIs rammeaftale til at udbyde udviklingen af et fagspecialiseret modul til anvendelse af både offentlige og private høreklinikker, som muliggør samspil mellem høreklinikkers fagsystemer. Formålet med anvendelsen af SKIs ramme har været at finde en enkel udbudsform, begrænse omfanget af kravspecifikationen til et behovs- og forretningsmæssigt niveau og igangsætte afklarings- og udviklingsaktiviteten. Selve udviklingsfasen blev tilrettelagt i et iterativt forløb, hvor kunden via 14 dages sprints har bistået med at afklare tvivlsspørgsmål, løbende testet releases og kunnet se - og gribe ind - hvis projektets fremdrift blev hindret. 

Læringspunkter:  

• Iterative forløb egner sig godt til udvikling af fagspecialistapplikationer eller moduler med et snæ vert eller fast scope.
  
  
• Denne model kræver en kontinuerlig indsats og aktiv deltagelse fra kundens side, og derudover er der styrket behov for lokal beslutningskompetence.
  
  
• Et iterativt forløb er ingen garanti mod overløb på tid eller budget - som denne case også demon strerer - men ressourcerne er ikke gået til overspecifikation, ubrugte analyser eller overhead i ud budsprocessen.
  
  
• Kunden har brugt midlerne på en mindre og fokuseret løsningsspecifikation, udviklingsaktiviteter hos leverandøren (i casen et mindre udviklingshus) samt ekstern bistand til leverandørstyring og teknisk projektledelse.